Optimizarea operațională – zonele în care restaurantul tău pierde bani și ce poți face pentru le îmbunătăți

Din experiența mea, în calitate de consultant HoReCa, pandemia a schimbat foarte mult felul în care operatorii se raportează la eficiența afacerilor lor, modalitățile de măsurare și indicii de performanță setați.

Tot mai mulți profesioniști au înțeles că o afacere ineficientă este ca o sită, care pierde resurse, în mod constant, ceea ce îi afectează nu doar profitabilitatea, dar și șansele de autosusținere și supraviețuire în perioade dificile.

De aceea, tot mai mulți antreprenori ai industriei ne roagă să le evaluăm afacerile și să identificăm ce pot îmbunătăți, pentru a economisi bani. Pornind de la solicitările lor și de la proiectele pe care le-am derulat începând cu 2019, am identificat o serie de zone de a căror îmbunătățire depinde stabilitatea financiară a unui restaurant.

1.    Strategia de aprovizionare

Dacă în restaurantul tău necesarul de consumabile și materii prime este transmis de către diferiți angajați, în funcție de nevoile pe care le evaluează, este posibil ca acest sistem să nu se ridice la cele mai înalte standarde de eficiență și să cumperi mai mult și mai scump decât este nevoie. Acest lucru nu se datorează intențiilor rele sau neglijenței, ci faptului că fiecare dintre colegii tăi ar putea avea o percepție diferită asupra nivelului ideal de stocuri, precum și o înțelegere diferită asupra produselor populare.

Fiecare restaurant ar trebui să aibă o strategie de aprovizionare, care să includă:

• Responsabili de aprovizionare pe fiecare categorie de produse;
• Stocuri minime și maxime obligatorii;
• Furnizori aprobați și prețuri negociate.
• Proceduri de recepție și verificare a mărfurilor, care trebuie să fie conforme calitativ, cantitativ și să respecte prețurile care au fost negociate.
• Zile de aprovizionare, pentru evitarea drumurilor în exces și a consumului de resurse.

2.    Procedurile de gestiune

Odată realizată aprovizionarea, marfa trebuie introdusă în gestiune și depozitată conform unor standarde. De multe ori, pentru că nu există un responsabil clar, materiile prime sunt stocate incorect sau, uneori, chiar uitate până ajung la data expirării.

Ni s-a întâmplat, de multe ori, în cadrul evaluărilor noastre, să observăm baxuri de vinuri lăsate în soare sau în zone care nu aveau temperatură controlată, ingrediente care erau puse în frigidere, fără a se ține cont de ordinea intrărilor etc. Astfel de acțiuni, aparent lipsite de importanță, duc la degradarea produselor oferite și generează atât pierderi directe, cât și indirecte, prin crearea de experiențe neplăcute, oaspeților.

De aceea, în cadrul Next Root Management Systems, considerăm că procedurile de gestiune ar trebui să includă:

• Persoane responsabile pe materii prime, consumabile și băuturi;
• Proceduri de gestiune, de tipul FIFO (first-in-first-out);
• Proceduri de inventar constante, care să monitorizeze produsele existente.

3.    Structurarea turelor și setarea atribuțiilor

Angajații reprezintă cea mai valoroasă resursă a restaurantelor. De aceea, este important să o gestionăm cu atenție și responsabilitate. De multe ori, însă, antreprenorii și angajații au viziuni diferite asupra priorităților și cerințelor fiecărei poziții, motiv pentru care acționează diferit. Pentru a remedia acest inconvenient, noi le recomandăm operatorilor să aibă fișe de post cu responsabilități clare și liste de atribuții zilnice, săptămânale și lunare, pentru fiecare poziție și să își informeze și pregătească foarte bine echipele. Atunci când un angajat are o serie de activități zilnice pentru care este răspunzător, șansele ca el să le îndeplinească sunt mai mari, iar nivelul său de consecvență crește. Astfel, fiecare membru al echipei livrează, în fiecare zi, aceleași lucruri și devine, în timp, mai eficient.

Odată ce angajații ating un nivel înalt de optimizare înseamnă că structura turelor poate fi făcută atât de bine, încât să fie acoperite toate nevoile afacerii, limitând la minimum timpii morți. Acest nivel de optimizare duce la reducerea costurilor de personal și, implicit, a cheltuielilor indirecte ale localului.

4.    Meniul

într-un restaurant, mâncarea este principala sursă de venit, dar, adesea, și de costuri. De aceea, ea trebuie gestionată cu atenție și analizată atât din punct de vedere calitativ, cât și financiar.

Foarte mulți antreprenori aplică reguli ale food costurilor, dar nu acordă atenție meniului per ansamblul său și calculului pierderilor. în realizarea unui produs trebuie să se ia în considerare materiile prime folosite, indiferent că acestea ajung sau nu în farfuria oaspetelui. Pentru o prezentare frumoasă, un mușchi de vită, de exemplu, va fi tăiat la capete, ceea ce va duce la pierderea unor cantități importante. Dacă ceea ce rămâne nu este folosit într-un alt preparat, precum un burger sau o tocăniță, restaurantul va pierde bani și meniul său se va dovedi neprofitabil.

Un alt aspect ce trebuie analizat este mărimea porțiilor. Atunci când farfuriile se întorc cu mâncare în ele, către bucătărie, iar oaspeții te laudă online pentru porțiile generoase, știi că trebuie să reanalizezi gramajele și să iei măsuri.

Porțiile prea mari generează atât pierderi directe, de resurse, cât și indirecte, pentru că fac ca oaspeții tăi să se limiteze la unul sau două feluri de mâncare, să împartă anumite preparate etc.

5.    Materialele de marketing

Chiar și în pandemie, tipăriturile reprezintă o sursă relevantă de costuri pentru operatorii HoReCa, întrucât există o serie de materiale, precum afișele, meniurile, care fac parte din viața noastră de zi cu zi.

înainte de pandemie, propunerea mea pentru clienți era să opteze pentru meniuri de calitate, cu foi interschimbabile, care să permită ajustarea structurii de produse, ori de câte ori era necesar, fără a implica refacerea lor integrală. Puneam un foarte mare accent pe calitate, deoarece era important ca hârtia sau cartonul să se comporte frumos, să reziste în timp, pentru a nu genera costuri constante.

Pandemia tinde să ne facă să renunțăm la meniurile sofisticate, printate și să ne orientăm spre variante de unică folosință și coduri QR, ceea ce a schimbat obiceiurile operatorilor. O soluție poate fi chiar producția în casă, utilizând o imprimantă de calitate și hârtie bună, reciclabilă, pentru a se asigura, astfel, că au parte de cele mai bune costuri și că arată respect pentru mediul înconjurător.

Mai mult, dacă restaurantul pe care îl consiliez interacționează cu segmente de public precum Generația Z și Milenialii, susțin implementarea de coduri QR, deoarece sunt apreciate de consumatorii care sprijină eforturile de digitalizare și de eliminare a hârtiei.

6.    Livrările

Livrările au rămas o sursă de venit pentru operatorii HoReCa, însă este foarte important să ne asigurăm că ele sunt, întradevăr, și o sursă de profit și că nu generează mai multe cheltuieli decât încasări.

Astfel comisioanele platformelor, discounturile oferite, soluțiile de ambalare, tacâmurile de unică folosință și toate consumabilele asociate, trebuie să aibă la bază un calcul solid, corect.

Există operatori care, din dorința de a atrage oameni prin intermediul platformelor de livrare, s-au angajat în susținerea unor campanii promoționale care s-au dovedit neprofitabile.

De aceea, o evaluare constantă a costurilor din spatele comenzilor cu livrare și o strategie de stabilire a ofertelor sunt vitale, pentru orice local.

Articol scris de Cristiana Panait, Consultant HoReCa, pentru ediția 103 a revistei Horeca România.