Implementare standarde: operațional, administrativ, cost

Salut stimate cititor, antreprenor sau viitor antreprenor! Mi-am propus ca în în cest număr al revistei să călătorim împreună în fascinanta lume nevăzută a industriei HoReCa şi nu numai! De ce „nu numai”? Întrucât modul de a gestiona o companie, indiferent de segmentul din care face parte, este aproximativ acelaşi. Rămâne doar ca tu, cel ce o conduce/deţine, să aplici acele regului, să le respecţi şi să perseverezi până când vei ajunge la rezultat!

Standarde! Pfff, cu toţii poate ne speriem când astfel de lucruri ni se cer sau, mai mult, ni se impun. În dezacord total sunt eu întrucât fără STANDARDE nu vom putea niciodată şti în ce etapă se află afacerea noastră, nu o vom putea evalua din punct de vedere al performanţelor şi nu vom şti niciodată acel „who is who in the company”.
Fie că eşti o companie în devenire, o companie mică, mijlocie sau de talie mare, cu certitudine trebuie să te gândeşti că nu vei putea niciodată fi acel om bun la toate şi, ca atare, va trebui să creezi sub tine o structură căreia să-i delegi sarcini. Există antreprenori, unii chiar de talie mare, cărora le place să intre în detalii legate de micromanagement – asta se întâmplă din diferite comnsiderente: lipsa unei structuri organizaţionale, neîncredere în oameni, frică de eşec…etc. Ei bine, eu îţi recomand să nu fii acolo şi să treci la treabă îndemnându-te să creezi acea structură unde vei pune bazele încrederii în oameni şi încrederii în rezolvarea task-urilor date către aceştia.

Operaționalul
Primul palier este acela al părţii OPERAŢIONALE, cumva acel department care se află în prima linie.
Nu toţi îşi permit din start un manager operaţional şi o structură sub acesta, din varii motive: afacerea este încă mică, ne dorim să rămână la nivel „de familie”, nu n-am gândit că am dori să ajungem mai mari…şi exemplele pot continua. Corect, dar chiar şi în aceste circumstanţe, fără să ne dăm seama, se vor crea minidepartamente în jurul nostru (cel ce merge după achiziţii, cel ce vinde, acela care strânge documentele…).

Revenind la partea OPERAŢIONALĂ, cu siguranţă aceasta trebuie să funcţioneze după câteva standarde şi aici aş enumera câteva:
STANDARDUL DE CALITATE pentru:
•Materii prime şi materiale consumabile;
•Produse finite ce urmează a fi comercializate;
•Igiena şi condiţiile sanitar veterinare – proceduri de lucru;
•Personal operator – proceduri de lucru;
•PR şi strategii de marketing;
•Riscurile asociate afacerii.

Bineînţeles, dacă trecem prin dreptul fiecărui tip de standard enumerat mai sus, putem dezvolta astfel:

1. Materii prime şi consumabile – este evident că, fără a ne impune un anume tip şi calitate al acestora, nu vom avea niciodată o constantă a produselor finite. Așadar, de la bun început, acest standard poate fi considerat parte din baza afacerii.
2. Produse finite ce urmează a fi comercializate – aici totul este în strictă legătură cu standardul materiilor prime, dar să nu uităm că cineva le prepară şi, deci, trebuie să ne asigurăm că acel cineva (care nu este mereu acelaşi, întrucât există ture de lucru, schimbări de personal…etc.) le va procesa mereu în acelaşi fel şi le va folosi conform aceloraşi reguli impuse.
3. Igiena şi condiţiile sanitar veterinare – vorbim de HoReCa, astfel că acest aspect nu poate fi lăsat la o parte sau uşor ocolit. NICI VORBĂ! Ca atare, norme şi standarde bine definite pun la adăpost în primul rând consumatorii, cât şi pe noi, cei care răspundem de acest aspect extrem de important.
4. Personalul operator – este evident că doar procedurile de lucru pot învăţa oamenii cum să gestioneze echipamente, cum să pregătească produse şi cum să asigure o igienă impecabilă în spaţiile de lucru. Mai mult, normele NSSM sunt cele care, din nou, asigura o bună cunoaştere a echipamentelor cu care lucrăm şi, ca atare, ne pun la adăpost de anumite accidente.
5. PR şi strategii de marketing – ce am fi dacă acei clienți care ne calcă pragul nu ar fi mereu ţinuţi aproape prin campanii de PR şi marketing? Ce ne-am face dacă am greşi în anumite privinţe şi am fi taxaţi de către clienţi, iar noi nu am şti aceste lucruri pentru a le remedia?
6. Riscurile associate afacerii – într-o piaţă ca aceasta, ale cărei evoluţii şi versatilităţi sunt fulminante, este de neconceput ca, în anumite perioade, să nu apară riscuri şi, ca atare, trebuie să fim pregătiţi să le înfruntăm şi să ne conformăm cu noile tendinţe.

Administrativul
Da, ADMINISTRATIVUL este un departament mai puţin energic, ci mai analitic și fără de care nu ai şti niciodată încotro te îndrepţi.
În cadrul acestui departament te vei lovi de acei oameni ce este posibil să-ţi spună NU din start propunerilor… şi, da, îți vet trânti uşor o palmă pe frunte şi te vei gândi cum să explici că ideea ta (care, de obicei, costă) este una care poate duce afacerea către mai bine, dar care o poate şi încurca în anumite circumstanţe.
De aceea, şi în ADMINISTRATIV găsim anumite standarde fără de care o afacere nu poate merge mai departe:

Aceste STANDARDE DE CALITATE ar fi:
•Bugetarea şi administrarea;
•Administrarea resurselor umane – politici;
•Fluxul şi procedurile de luare a deciziilor în companie;
•Fluxuri de comunicare – internă/externă.

Hai să parcurgem lin şi aceste standarde, pe care, cu siguranţă, ar trebui implementate și în compania ta:

1. Bugetarea şi administrarea – aici visele încep să devină uşor neclare, cel puţin la început, iar pe parcurs, acestea pot deveni clare. De ce? Este simplu. Orice afacere are nevoie de un plan de afacere şi un P&L (Profit and Loss). Asta pentru a şti de la bun început ce trebuie să faci în aşa fel încât să „răsări” în piaţă şi cât trebuie să cheltuieşti pentru acest lucru, pentru ca mai apoi să ştii ce culegi. Cred că am mai spus acest lucru în alte articole, dar, chiar şi cu riscul de a mă repeta, o fac cu mare plăcere atunci când spun că sunt antreprenori care consideră compania ca pe propriul buzunar, ceea ce este complet antibusiness și, inevitabil, va duce compania către o moarte sigură. De aceea este extrem de important să dăm o atenţie marita acestor două operaţiuni: plan şi P&L.
2. Administrarea resurselor umane – da, astăzi cred că este un subiect extrem de fierbinte având în vedere contextul actual al lipsei forţei de muncă şi al obligativităţii antreprenorilor de a-şi îndrepta ținta către forţa de muncă importată din ţări mai puţin dezvoltate. Un lucru este însă extrem de important pentru o afacere din domeniul HoReCa şi anume acela că personalul operator este un asset extrem de important în desfăşurarea activităţii. Fără personal, o afacere din industrie nu poate funcţiona și, ca atare, este imperios necesar să existe sisteme de evaluare şi dezvoltare a personalului operator.
3. Fluxul şi procedurile de luare a deciziilor – poate că într-o companie mică acest aspect nu ar conta, dar chiar şi aici ar fi nevoie ca noi, antreprenorii care conducem astfel de companii, să ne setăm în aşa fel încât să tindem către acest mod de lucru. De ce? Pentru că doar aşa ne disciplinăm şi învăţăm că pentru evita luarea unor decizii ce pot fi dăunătoare pentru companie, este nevoie să ne consultăm şi cu alte persoane. Nu uitaţi un lucru: femeia de serviciu ar putea avea o idee ce ajută compania într-o direcţie la care nu v-aţi fi gândit niciodată.
4. Fluxuri de comunicare internă şi externă – pentru ca o companie să funcţioneze corect este foarte bine să stabilim de la bun început cum comunicăm intern şi aici mă refer la comunicarea interdepartamentală, dar şi externă, asta având în vedere că există alte companii de la care beneficiem de diferite servicii (contabilitate, nssm, furnizori). Deci, stabilirea unui flux de comunicare poate scurta anumiţi timpi atât de necesari în antreprenoriat. Nu uitaţi un aspect: „Time is money”.

Costurile
Iată-ne ajunşi şi la ultimul capitol din povestea STANDARDELOR de astăzi, şi anume la cele aferente COSTURILOR.
De fiecare dată când auzim de costuri, reacțiile noastre, ale antreprenorilor, pot fi diferite. Unii sunt indiferenţi întrucât nu prea au calculele făcute, unii sunt speriaţi şi refuză să audă de acest aspect, iar alții, „cu scaun la cap”, sunt receptivi şi încep să se intereseze de ce şi cum.
În HoReCa există câteva standarde de COST pe care le enumăr mai jos şi apoi încerc să le dezvolt puţin:
•Standardul de cost pentru materii prime şi materiale consumabile;
•Standardul de cost pentru mâna de muncă – labour cost;
•Standardul de cost pentru chirii;
•Standardul de cost pentru alte servicii sau, altfel spus, servicii indirecte.

1. Standardul de cost pentru materii prime şi materiale consumabile – aici este necesar să ne facem bine calculele şi, când spun asta, mă refer la acel COGS (cost of goods sold). Fără a ne calculca acest aspect, nu vom putea ajunge la preţul final al unui produs finit.
   În industrie încă se mai practică acel preţ după ureche, adică mă uit în stânga şi în dreapta şi văd cu cât vând vecinii mei un produs similar, fac o medie, după care cobor preţul cu 1 leu mai jos pentru „a le fura vadul”. TOTAL GREŞIT! În industrie acel COGS poate varia de la 25%, până la 30-33% maximum. Doar prin optimizări atent făcute putem coborî sub pragul de 25%, lucru pe care îl admir atunci când îl observ.
2. Standardul de cost pentru mâna de lucru – este un aspect extrem de important atunci când gândeşti o afacere din domeniul HoReCa. De ce? Întrucât are un impact extrem de important în P&L şi poate fi definitor între a face sau nu profit. O schemă de personal făcută greşit poate fi devastatoare!
3. Standardul pentru costurile cu chiriile – se referă la modul în care alegem să plătim, în cazul în care închiriem o locaţie, preţul corect pentru aceasta. De ce spun acest lucru? Pentru că sunt mulţi antreprenori la început de drum care „merg cu sacul la pomul lăudat”. Plata unei chirii ar trebui să aibă un impact în P&L cuprins între 10% și 12%. Există şi excepţii unde chiriile ajung la 15-16%, în schimb aici rulajele trebuie să fie ceva mai mari.
4. Standardul de cost pentru cheltuieli cu alte servicii – în acest calup vor intra toate celelalte servicii fără de care compania nu ar funcţiona (contabilitate, juridic, IT, gestiunea deşeurilor…etc.). Important aici este ca toate aceste servicii să crească în calitate şi, respectiv, valoare, doar odată cu afacerea voastră, altfel vei beneficia de un serviciu de contabilitate sau juridic de top, cu un cost pe măsură, iar tu nu vei putea ţine pasul cu plata facturilor către respectivii furnizori de astfel de servicii.

În final, sper că nu v-am plictisit, ba din contră, sper că v-am acaparat câtuşi de puţin atenţia şi, ca atare, nu-mi rămâne de spus decât…
Să-i dăm bice!