Construirea echipei: gestionarea, sinergia și compatibilitatea acesteia

Fie că vorbim de corporaţii, companii mari, medii, mici, naţionale sau multinaţionale, start-up-uri sau orice altă formă juridică, toate au în comun un lucru: ECHIPA!
Bineînţeles, echipa nu poate fi constituită decât din oameni…cel puţin până acum. Ce ne va rezerva viitorul, vom vedea, poate că peste mult/puţin timp oamenii vor fi înlocuiţi de roboţi, maşini inteligente, care, probabil, şi ei vor fi părţi ale unor echipe.

Cum orice companie din domeniul HoReCa porneşte, de obicei, cu o echipă de oameni ceva mai restrânsă, pe parcursul dezvoltării aceasta este cumva obligată să mărească această echipă, precum şi să o organizeze din ce în ce mai bine în departamente bine închegate.

Pentru a înţelege mai bine ce înseamnă o ECHIPĂ cred că mai întâi va trebui să fim conştienţi că organizarea departamentală a acesteia constituie un prim pas în vederea unei funcţionări bune, cât şi a unui control cât mai eficient al întregii companii. Ca atare, când vorbim de departamente, acestea sunt cumva standard în toate domeniile de activitate, cu mici diferenţe în funcţie de segmental în care activezi. În HoReCa lucrurile sunt destul de simple şi, ca atare, departamentele sunt sau pot fi umătoarele:

1. OPERAŢIONAL
2. FINANCIAR CONTABIL
3. ACHIZIŢII / PRODUCŢIE
4. MARKETING
5. HR
6. R&D (Reserch & Development)
7. TEHNIC

Nu va fi cazul să dezvoltăm ce face fiecare departament în sine întrucât nu aceasta este tema de astăzi, dar categoric va trebui să dezvoltăm puţin componenta acestora şi de ce oamenii din aceste departamente, ce de altfel construiesc ECHIPA, sunt extrem de importanţi pentru buna funcţionare a întregii companii.
Dacă ne întoarcem puţin în copilăria noastră, ne amintim cu drag, puţină nostalgie şi o doză de amuzament, de faptul că mereu eram întrebaţi „Tu ce vrei să te faci când vei fi mare?” şi de aici o serie întregă de meserii care ne fascinau: aviator, poliţist, chelner, militar, bucătar, marinar, scafadru…ș.a.m.d.p. Acest lucru îl căutam astăzi atunci când formăm o companie întrucât toate aceste meserii se pot concretiza doar în ECHIPE şi doar dacă acei oameni pe care îi căutăm şi îi dorim în echipă au urmat acele şcoli, facultăţi, cursuri, ce le vor permite ulterior să fie părţi în departamente şi respectiv ECHIPA fără de care o companie nu poate funcţiona.

Concluzia: este important ca atunci când formezi o ECHIPĂ să cauţi profesionişti pentru fiecare post pe care doreşti să-l ocupi în cadrul unui departament!

Ce ne-am face dacă în departamentul financiar/contabil am avea oameni specializaţi în vânzări sau în orice altceva ce nu are legătură cu acest domeniu? Clar lucrurile vor merge într-o direcţie total greşită.
În acelaşi timp, atunci când vorbim de o ECHIPĂ şi de oameni, consider că în primul rând departamentul HR îşi va arăta adevărata valoare şi dacă în acest department există profesionişti, cu siguranţă selecţia pentru orice alt post neocupat dintr-un alt department va fi una corectă.
Totuşi, din motive posibil de cost sau chiar de necunoaştere, unele companii din HoReCa, la început de drum, nu ţin neapărat cont de importanța personalului calificat pe fiecare domeniu şi merg cumva „la firul ierbii”. Greşit, din punctul meu de vedere!
Şi, pentru că vorbim de ECHIPĂ şi de modul în care o constituim, cred cu siguranţă că totul pleacă de la tine, ca şi antreprenor. În practică se spune că businessul pe care îl conduci este oglinda ta!
Ca atare, tu eşti factorul ce dă tonul în bună şi corectă funcţionare a companiei tale şi deci tu va trebui să fii cel bine organizat, coerent, integru, în aşa fel încât ECHIPA să aibă un model şi, în acelaşi timp, un „tractor” în a-şi atinge ţelurile.

Hai tragem câteva concluzii vis a vis de constituirea unei echipe:

1. Tu şi ce model eşti tu pentru tine şi echipa ta;
2. Asumă-ţi de la bun început că startul, chiar dacă este mai greu, trebuie să fie alături de echipă;
3. Alege oameni profesionişti atunci când creezi echipa;
4. Fii alături de ei, ascultă-le opiniile / propunerile dacă sunt profesionişti şi acorde-le încredere.

Gestionarea echipei
Ok, avem o echipă dar asta nu înseamnă că totul este perfect! Va trebui să învăţăm să o şi gestionăm, aspect unde din nou tu, în calitate de antreprenor, vei da tonul!
Gestionarea echipelor vine cu o listă de task-uri pe care le vei cere şi, bineînţeles, le vei urmări să se întâmple în vederea atingerii țintelor pe care le-ai setat.
Ca atare, recomandările mele în acest sens sunt:

1. Stabileşte responsabilii fiecărui department;
2. Organizează şedinţe săptămânale / lunare / trimestriale cu responsabilii;
3. Trasează KPI-uri pentru fiecare echipă / responsabil;
4. Setează targeturi şi urmăreşte atingerea acestora. În caz contrar, cere explicaţii, dar şi alte soluţii;
5. Motivează-i atât financiar, cât şi prin alte forme de recunoştinţă a meritului;
6. Acordă-le încredere şi susţine-i atunci când le este cel mai greu. Implică-te, dar nu la nivel de micromanagement sau, dacă o faci, fă-o foarte rar! Nu deveni tu responsabilul acelui departament!

Ce ar fi o echipă dacă nu ar exista sinergie între departamente, precum şi compatibilitate interdepartamentală? Ca răspuns prefer un proverb: „Mama împunge şi eu trag, ce mai ie mândră îmi fac!”
Hai să mergem şi cu un exmplu foarte clar: Avem de vândut un produs în care cu toţii credem foarte mult. Cum trebuie să lucreze echipa, respectiv departamentele?

1. Operaţionalul : implementează, procedurează, supervizează;
2. Marketingul: promovează, urmăreşte rezultate din piaţă, recomandă;
3. R&D: calculează COGS, urmăreşte concurența, adaptează;
4. Achiziţii: caută materii prime, cu un cost eficient şi urmăreşte calitatea acestora.

Concluzie: Într-o companie, SINERGIA departamentelor ce construiesc echipa este un „must”, în caz contrar nu se va ajunge niciodată la rezultate!

De foarte multe ori auzim stereotipuri de genul „nu mai continui întrucât nu sunt compatibil cu postul”. Și acest lucru poate fi evitat dacă în momentul în care formăm o echipă suntem atenţi la câteva aspecte:

1. Rămânem coerenţi viziunii şi misiunii companiei;
2. Rămânem la fel de atenţi cu cerinţele pe care le avem atunci când angajăm oameni noi în echipă;
3. Rămânem la fel de exigenţi oricât de greu ne-ar fi în anumite situaţii de criză;
4. Rămânem „cu picioarele pe pământ” atunci când evoluţia este una fulminantă. Succesul are şi o altă pantă;
5. Ne respectăm valorile şi oamenii oricât de bine sau greu ne-ar fi!

Compatibilitatea membrilor ce alcătuiesc echipe / departamente este un aspect esențial în buna funcţionare a oricărei companii. Ştiu că este şi foarte greu de ţinut, dar asta nu înseamnă că „merge şi aşa” ne poate scăpa din anumite situaţii dificile.
În general, în HoReCa este destul de greu să menţii compatibilitatea, mai ales în România, unde, cu părere de rău, foarte mulţi se specializează direct la locul de muncă. Din păcate, sistemul este cel pe care îl avem astăzi şi cred că doar noi, prin puterea exemplului, putem schimba acest lucru şi poate, în viitor, şi noi vom beneficia de şcoli bune în care să putem specializa oamenii iubitori ai ospitalităţii şi atât de necesari…

Sper că nu am plictisit pe cei ce ştiau deja „cu ce se mănâncă” ECHIPA, SINERGIA şi COMPATIBILITATEA în HoReCa şi, în acelaşi timp, sper că v-am inspirat pe voi, cei la început de drum!
Până data viitoare, nu spun decât atât: Să-i dăm bice!