Vrei o carieră în domeniul organizării evenimentelor private? Iată 7 aspecte mai puțin cunoscute!

îți dorești o carieră în organizarea evenimentelor private dar nu știi de unde să începi? Sau poate ai văzut filmul “The wedding planner” cu Jennifer Lopez și ți s-a părut un domeniu fascinant… Indiferent care sunt motivele care te-au determinat să-ți alegi o carieră în acest domeniu, permite-mi să îți spun care este realitatea de “pe teren” și la ce să te aștepți dacă pornești pe acest drum.

1.    AȘTEPTĂRI REALISTE

Organizarea evenimentelor private este un domeniu atractiv și interesant care beneficiază de tot mai mulți adepți. Din păcate, majoritatea celor ce doresc o carieră în acest domeniu vin cu așteptări complet nerealiste, dobândite din filmele americane și se așteaptă ca totul să fie roz, munca ușoară și salariile enorme. De aceea, decepțiile sunt amare, mai ales când descoperă că realitatea este complet diferită. Pe scurt, nu te aștepta să fie totul ca-n filme, să te plimbi lejer și totul să se organizeze de la sine! Dimpotrivă, trebuie să fii conștient că activitățile organizatorice necesită un consum fizic și nervos foarte mare.

2. MUNCĂ MULTĂ, INCLUSIV MUNCĂ FIZICĂ

Dacă te aștepți doar la muncă de birou, pe calculator, cu discuții de la distanță cu clienții, oprește-te acum și alege-ți o altă meserie, mai confortabilă! Un organizator de evenimente profesionist trebuie să fie pregătit oricând să ia locul unui coleg bolnav și să știe să aranjeze o masă festivă la nivel profesionist. Adăugarea sau eliminarea scaunelor, a meselor sau a diferitelor piese de decor, chiar dacă nu fac parte din fișa postului, sunt activități pe care un organizator le poate face în mod curent, dacă este necesar, pentru a ajuta echipa și a amenaja totul în timp util. Chiar dacă rolul unui organizator de evenimente este, în special, de supraveghere a echipei care se va ocupa de pregătirea evenimentului, el sau ea trebuie să fie permanent implicat în activitățile de organizare astfel încât să cunoască problemele ivite pe parcurs și modul de soluționare. Fii pregătit, fizic și psihic, să faci kilometri întregi pe durata activităților organizatorice și să ai sute de discuții telefonice cu clienții, furnizorii și colegii.

3. CALITĂÈšI SPECIALE, MOȘTENITE SAU CULTIVATE: SPIRIT ORGANIZATORIC, RĂBDARE, PERSEVERENÈšĂ ȘI ATENÈšIE LA DETALII

Pentru a putea deveni un profesionist în acest domeniu, trebuie să ai anumite calități speciale, fie că sunt moștenite sau dobândite prin educație: spirit organizatoric, răbdare, perseverență și atenție la detalii. Sunt calități pentru care ești plătit, de aceea trebuie să le cultivi cât mai mult. Este foarte important ca persoana care se ocupă de organizarea evenimentelor private să fie o persoană organizată, care să știe să realizeze un calendar organizatoric și, mai ales, să-l respecte fără a intra în criză de timp. A ști cum să vorbească inclusiv cu clienții nervoși sau supărați este foarte important pentru un organizator de evenimente profesionist, de aceea, atitudinea diplomatică și răbdarea trebuie să fie atuurile oricărei persoane care își dorește o carieră în acest domeniu. Atenția la detalii trebuie să devină a doua natură. Culoarea aranjamentelor florilor, a fețelor de masă, tipul scaunelor folosite pot fi detalii nesemnificative pentru anumiți clienți, dar pentru alții pot avea o importanță covârșitoare.

4. ABILITĂÈšI DE VâNZARI

Organizatorul de evenimente este prima persoană pe care o vede un client în momentul în care vizitează un centru de evenimente, iar aspectul său și felul în care vorbește pot reprezenta cartea de vizită a restaurantului. De aceea, trebuie să aibă reale capacități de vânzări și fie că răspunde la întrebări telefonic sau în cadrul întâlnirii, trebuie să arate și să se comporte profesionist. Un organizator de evenimente nu trebuie să uite două aspecte esențiale: un client este un partener al companiei pe durata organizării evenimentelor și se poate transforma într-un ambasador al brandului dacă va fi mulțumit, dar și în cel mai rău coșmar dacă apar disensiuni. Nu în ultimul rând, un client care vine să cumpere un pachet de servicii basic, poate fi convins să plece cu un pachet de servicii superior, dacă atitudinea consultantului îi inspiră încredere.

5. îNVĂÈšARE PERMANENTĂ

învață permanent! Din greșelile tale, ale celor din jur și, mai ales, din greșelile competitorilor. Dacă ai norocul să fii alături de o persoană cu mai multă experiență, urmărește-o cu atenție și învață cât de mult poți, chiar dacă uneori activitățile pe care le primești de făcut ți se par obositoare sau plictisitoare. Tot ce faci îți va folosi mai târziu, chiar dacă pe moment nu-ți dai seama. Nu degeaba firmele internaționale își pun angajații să treacă prin toate etapele înainte de a ajunge în poziție de lideri! Se știe că cel mai bine înveți din ceea ce faci și, ulterior, îi vei putea învăța și pe alții.

6. ATENÈšIE LA NOU

Organizarea evenimentelor private este un domeniu în permanentă schimbare, în care apar mereu lucruri noi. De aceea, trebuie să fii mereu la curent cu tot ce a apărut și tot ce este “la modă” pentru a inspira încredere și profesionalism. Dacă tendința acestui an este să se folosească violete comestibile în preparatele culinare sau aranjamente florale cu orhidee și trandafiri mov, trebuie să-i spui acest lucru clientului tău. Trebuie să știi mereu ce este în tendințe și ce este demodat în toate aspectele organizatorice.

7. IMPLICARE 110%

Dacă te aștepți la o muncă de 8 ore pe zi, 5 zile pe săptămână, e timpul să îți regândești cariera. Un organizator de evenimente profesionist va avea, cel puțin 6 luni pe an, toate sâmbetele și duminicile ocupate, Revelioane și Craciunuri la muncă și, în general, va munci adesea pe durata tuturor marilor sărbători. Fiind o muncă sezonieră, programul de lucru depinde de sezon și este un aspect al postului care nu poate fi modificat, indiferent că lucrezi pentru un centru de evenimente, un ballroom sau un restaurant.

Articol scris de Corin Romanescu (foto stânga), CEO al Centrului de Evenimente The President, în cadrul proiectului educațional “Centrul de Educație Practică în Organizarea Evenimentelor Private – CEPOEP”, pentru ediția 90 a revistei Horeca România.

CEO al Centrului de Evenimente The President, Corin Romanescu activează de 20 de ani pe piața HoReCa. în ultimii 5 ani a contribuit la organizarea cu succes a peste 1000 de evenimente corporate și private, oferind sfaturi practice și sprijin pentru sute de cupluri și zeci de companii din sectorul privat. De-a lungul timpului, Corin Romanescu s-a implicat în activități de leadership, inițiind derularea unor programe educaționale, sociale și culturale, pentru sprijinirea tinerei generații de profesioniști.