PMS, componenta esenţială pentru digitalizarea unui hotel

De la rezervarea unei camere, până la postarea unui review, digitalizarea schimbă profund industria ospitalităţii, oferind experienţe de calitate clienţilor şi modernizând modul de lucru al angajaților și managerilor.  Generaţiile noi, digitalizate nativ, au ridicat mult ștacheta prin accentul pus pe mobilitate, interacţiune online şi self-service. Totodată, hotelurile ating un nivel superior de eficienţă, angajaţii se simt mai conectaţi, iar administratorii au vizibilitate şi control asupra activităţii. Pentru aceasta sunt necesare investiții atente în tehnologii moderne și performante, care însă își vor arăta valoarea foarte rapid.

Când vine vorba despre digitalizarea administrării unui hotel, PMS este creierul operațiunii. Inițialele provin de la Property Management System și fac referire la un software, care vă ajută să automatizați toate procesele repetitive specifice unei unități de cazare. În trecut, un astfel de sistem implica achiziția unor licențe și a unui server, precum şi plata serviciilor de instalare, configurare şi administrare. Astăzi, odată cu revoluția cloud, PMS-urile moderne sunt accesate prin internet, de pe orice dispozitiv, în baza unui abonament lunar. Adică investiție inițială zero și beneficii imediate.
Serviciile cloud sunt utilizate peste tot în economie: email, editare de documente, platforme de video-conferință, antivirus, social media, streaming video și audio. Compania de analiză IDC a raportat că în 2022 cheltuielile cu serviciile cloud au ajuns să reprezinte o treime (32,9%) din totalul cheltuielilor cu tehnologia. Inclusiv programele cu finanțare europeană (Digitalizare IMM, spre exemplu) au serviciile cloud pe lista de tehnologii eligibile.

Ce beneficii aduce un PMS?
Câştigul principal al utilizării unui PMS cloud, indiferent de furnizorul acestuia, este automatizarea proceselor specifice unei unităţi de cazare. Mai concret, sistemul se va ocupa de acestea şi angajații hotelului. La ce operațiuni ne referim? Procesare rezervări, expediere notificări către oaspeți, actualizare disponibilitate şi prețuri pe website şi platforme online, check-in/check-out, completare fișă de cazare, completare date de facturare, emitere cod acces în camere, invitație la recenzii, ajustare dinamică a prețurilor etc.
Pentru a utiliza un PMS în cloud veţi accesa o platformă online (de pe un calculator sau de pe telefonul mobil) proiectată special pentru gestiunea unui hotel. În această platformă veţi defini proprietatea pe care o gestionaţi: camere, săli de conferinţă, preţuri și servicii, exact după structura oraganizației pe care o reprezentați.
În PMS veţi integra un Channel Manager pentru a vă putea expune proprietatea pe cât mai multe agenţii digitale (Online Travel Agency/OTA) locale sau internaţionale: booking.com, agoda, travelminit, expedia, directbooking, iată doar câteva exemple. Tot la PMS se va conecta şi un Booking Engine care va permite să primiţi rezervări de pe propriul site și să acceptaţi plăți online. Toate rezervările vor fi procesate automat şi centralizate în PMS, care va actualiza, tot automat, şi disponibilitatea pe toate platformele cu care este conectat, pentru a evita orice risc de overbooking.

Simultan, PMS-ul poate trimite automat mesaje de informare şi alerte către oaspeţi şi preia din rezervări toate datele necesare pentru completarea fișei de cazare și a facturii fiscale. Totodată, un PMS modern se integrează facil cu aplicațiile de gestiune contabilă, casele de marcat, sistemele inteligente de acces (bariere, yale, turnicheți) pentru a simplifica şi mai mult activitatea angajaţilor.
Mulţumită integrării tututor informațiilor ce țin de servicii, produse și rezervări, inclusiv comenzi și date despre camere și istoricul tuturor oaspeților, PMS-ul generează automat multiple rapoarte de activitate. Astfel veți ști exact situația din hotel, de la rapoarte cu gradul de ocupare și planul de mese pentru a doua zi, până la venituri și cheltuieli. Nici nu trebuie fiți în locație pentru a cunoaște realitatea, toate rapoartele sunt accesibile direct de pe telefonul mobil. Digitalizarea aduce libertate de mişcare și nu ţine managerii sau angajaţii blocați în birouri.

Și până la urmă, de ce să investiți într-un PMS?
Este o întrebare legitimă, pentru că orice investiție trebuie să genereze valoare suplimentară. De ce investesc antreprenorii români în tehnologie şi digitalizare? Găsim un răspuns în studiul Barometrul Digitalizării în România (realizat de compania de consultanță Valoria).
•61% şi-au simplificat modul de lucru (mai puţină hârtie, mai puţină bătaie de cap);
•48% au redus costurile (au derulat aceeaşi activitate mai rapid sau cu mai puţine resurse implicate);
•31% au crescut veniturile (au vândut mai mult, cel mai probabil pe canale online);
•26% măsoară mai bine activitatea companiei (au acces la rapoarte manageriale).
Inclusiv în industria ospitalității, dincolo de ambianţă şi confort, invesţiile în tehnologie au un grad mare de amortizare.

De ce un PMS modern se amortizează rapid
În primul rând pentru că un PMS modern în cloud nu are costuri iniţiale. Nu aveţi nevoie de echipamente, nu cumpăraţi licenţe perene. Practic, nu trebuie să scoateţi niciun ban din buzunar atunci când începeţi să utilizaţi un astfel de sistem. Singurul cost este abonamentul lunar în funcţie de pachetul ales, doar PMS sau PMS împreună cu Channel Manager, Booking Engine sau alte integrări. Este aproximativ la fel ca atunci când optați pentru un anumit tip de abonament de telefonie mobilă.
Nu există implementare, ci doar o configurare: creare utilizatori, mapare proprietate (tipuri de camere, planuri tarifare etc.)  definire servicii, preţuri, cote de TVA, integrarea cu case de marcat. Durează câteva ore, iar clienţii se descurcă siguri cu ajutorul manualelor, pentru că PMS-urile moderne au aceeași logică de utilizare ca serviciile Google sau Apple.

În al doilea rând, PMS-ul generează câştiguri consistente prin utilizare. Oamenii aşteaptă de la unităţile de cazare experienţe de calitate, răspunsuri în timp real şi timpi minimi de aşteptare, iar tehnologia le satisface aceste așteptări. Pe de altă parte, hotelurile au nevoie să atingă un grad optim de ocupare, viteză mare de lucru, costuri operaţionale mici şi predictibilitate, iar tehnologia le rezolvă aceste provocări.
Toate aceste beneficii înseamnă în cele din urmă bani. Mulţumirea oaspeţilor se transforma în review-uri pozitive şi creşterea numărului de rezervări. Preţurile dinamice au un impact direct asupra creşterii gradului de ocupare şi acoperirea perioadelor cu interes scăzut. Timpul câştigat de angajaţi (câteva ore pe zi) este aur curat și cel mai uşor de cuantificat. Sunt mulţi manageri care spun că PMS-ul este practic un angajat digital, la o fracţiune de cost. Iată doar câteva argumente în favoarea investiției în tehnologie și mai ales într-un PMS modern, indiferent de furnizorul acestuia.

Concluzii
Astfel de beneficii sunt astăzi posibile deoarece serviciile cloud şi achiziţia de tehnologie prin intermediul unui abonament lunar au făcut ca orice hotel sau pensiune să-şi permită utilizarea unui PMS, care în trecut era accesibil doar hotelurilor mari. Astăzi, digitalizarea este ca energia electrică la începutul secolului, un factor major de schimbare în bine a afacerilor din orice domeniu, inclusiv HoReCa. Și cel mai important, digitalizarea și tehnologia nu sunt costuri, ci investiții.